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Unsere Zeit in der DB mindbox

Im Rahmen der mindbox Events konnten wir Kontakt zu vielen Ansprechpartnern innerhalb der DB aufbauen.

Wie du vielleicht aus unserem letzten Update weißt, wurden wir mit iCombine in das Startup-Förderprogramm der Deutschen Bahn aufgenommen, das von der DB mindbox ausgeschrieben wurde. Seit Mai haben wir in diesem Rahmen gemeinsam mit der DB Engineering & Consulting GmbH und der dort ansässigen Prüfstelle zusammen gearbeitet, um den Einsatz unserer Software Project Pad zu erproben. Gemeinsam mit unserer Paten, zu denen der Geschäftsführer Personal, der CTO und die Leiterin HR gehören, haben wir einen Use-Case definiert und diverse Weichen für den Testlauf gestellt. In der Prüfstelle konnten wir uns mit dem Leiter der Ressourcenplanung und zwei Kolleginnen aus der Disposition intensiv über Prozessdetails und Wünsche für eine reibungslose Personalplanung austauschen. Unser Startup-Manager hat sich im Namen der DB mindbox dabei um kurzfristige Terminierungen und die schnellstmögliche Klärung von regulatorischen Herausforderungen gekümmert. Schließlich sollte der Use-Case trotz Sommerferienzeit bis September/Oktober abgeschlossen sein.

 

Das war unser Use-Case in der Deutschen Bahn

Gemeinsam mit den Paten und Ansprechpartnern in der Prüfstelle haben wir folgende gemeinsame Ziel definiert:

  • im Rahmen der Ressourcenplanung und -steuerung soll die manuelle Doppeleingabe von Daten reduziert werden, die bis dato in einer Vielzahl von Exceltabellen verarbeitet wurden und fehleranfällig sind
  • es soll einen regional und überregional einheitlicher Workflow entwickelt werden, um zeitintensive Arbeitsschritte zu verkürzen und die Transparenz zu erhöhen, die bei der Planung benötigt wird
  • die Disponenten sollen mit wenigen Klicks passende Mitarbeiter für anstehende Prüfungen identifizieren und diese entsprechend ihren Kompetenzen sowie Verfügbarkeiten ein- und umplanen können – auch Ad-hoc
  • der Status der Selbstorganisation soll observiert und mit Project Pad die Möglichkeit etabliert werden, den Mitarbeitern mehr Mitbestimmung in der Planungsphase zu geben

 

Unsere erste Hürde bestand in der Prüfung durch den konzerneigenen Datenschutz, die IT-Sicherheit und den Betriebsrat. Da wir bereits während des Tests personenbezogene Daten verarbeiten wollten, mussten wir hier allen Anforderungen gerecht werden und die verschiedenen Bedenken auflösen. Diese Phase hat deshalb sehr viel Zeit in Anspruch genommen. Aber nachdem der positive Bescheid mit unterschriebenem Auftragsdatenverarbeitungsvertrag kam, konnten wir endlich auf die Realdaten im bestehenden Planungsprozess zugreifen. Letztendlich sind wir nun auch bestens gewappnet für andere Kunden mit hohen Ansprüchen und können umfassende Maßnahmen aufweisen, die uns u.a Konformität mit der DSGVO bescheinigen. Die Zeit haben wir auch genutzt, um den IST-Prozess der Prüfstelle zu dokumentieren und zu analysieren. Aus den Erkenntnissen konnten wir einerseits Handlungsempfehlungen für einen SOLL-Prozess ableiten, und zudem die entsprechende Weiterentwicklung unserer Software konzipieren: Gemeinsam mit der Prüfstelle haben wir User Stories für gewünschte Funktionen entwickelt, Nutzen und Aufwand dieser Funktionen geschätzt und schließlich die Entwicklung der am höchsten priorisierten Features initiiert. Beim nächsten öffentlichen Release werden wir dir diese Features in einem Artikel vorstellen.

 

Unsere Coaches waren fachlich und persönlich einsame Spitze.

Die nächsten Schritte mit der Deutschen Bahn

Wie geht es jetzt weiter? Da es innerhalb der DB Engineering & Consulting GmbH während der Bearbeitung unseres Use-Case eine neue strategische Entscheidung bzgl. der Einführung von Software gab, arbeiten wir nun an einem Folgeprojekt mit dem Mutterkonzern, der DB AG. Details dazu können wir hoffentlich bald preisgeben. Den Kontakt zur Prüfstelle und unseren Paten, die uns innerhalb der DB weiterempfehlen, halten wir weiterhin. Wir bedanken uns an dieser Stelle ganz herzlich bei unseren Ansprechpartnern. Ganz besonders hervorheben möchten wir die professionelle Organisation seitens der DB mindbox und die weiterführenden Angebote wie Coachings, Mentoring, DB Events, Nutzung der Räumlichkeiten für unsere Meetups und die geselligen After-Work-Abende auf der Terrasse direkt an der Spree.

 

Unser Engagement für New Work

Jacqueline, Richard und Lucy auf der Couch

Zu jedem Meetup laden wir Experten ein, die die Diskussion über ein bestimmtes New Work Thema anregen.

Dass New Work in aller Munde ist, freut uns sehr. Es zeigt, dass sich immer mehr Unternehmen und Arbeitnehmer fragen, wie Arbeit sinnstiftend und bereichernd gestaltet werden kann. Im Rahmen unserer New Work Meetups treffen wir jeden Monat auf Enthusiasten, die ihre Erfahrungen mit alternativen Arbeitsformen teilen und somit ein Umdenken in der Arbeitswelt anregen. Wir möchten diese Ideen und Ansätze auch den Menschen zugänglich machen, die es nicht zu unseren Meetups schaffen oder die gerade anfangen über New Work zu sprechen. Deshalb haben wir in einem Artikel zusammengefasst, welche Themen überhaupt zu New Work gehören und wo du mehr Infos zu den einzelnen Elementen findest. Den Beitrag gibt es auf Deutsch und Englisch. Du bist herzlichst eingeladen, unserer großen Gruppe (jetzt schon mehr als 1.000 Mitglieder) beizutreten und auch hier aktiv in den Austausch zu kommen.

 

 

Update unserer iCombine Homepage

Deinem aufmerksamen Auge ist bestimmt aufgefallen, dass hier einiges etwas anders aussieht. Das Layout unserer iCombine und Project Pad Websites basieren jetzt auf dem selben Template. Die Inhalte haben wir ebenfalls angepasst und geben dir nunmehr tiefere Einblicke in unsere Geschichte, Werte und Leistungen. Klicke auf Über Uns um mehr zu erfahren.

 

Begleite uns auf unserem Weg

Wusstest du, dass iCombine zu den 50 spannenden HR Startups aus der DACH Region gehört? Wenn nicht, dann ist es höchste Zeit dich zu unserem monatlichen Newsletter anzumelden oder uns auf unseren sozialen Kanälen zu folgen. Dort informieren wir dich wöchentlich über relevante Neuigkeiten, Artikel und vieles mehr!

 

Zuletzt…

…bedanken wir uns bei unseren Partnern, Wegbegleitern, und Interessenten für die so positive Resonanz unserer Arbeit. Wir bleiben weiter am Ball und arbeiten darauf hin, euch in Zukunft weitere gute Nachrichten zu bescheren! 🙂

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